Korrespondenz
Ein- und ausgehende Geschäftspost, E-Mail-Verwaltung, Angebots- und Auftragsschreiben — zuverlässig, stilsicher und in Ihrem Namen.
Kommunikation🗂️ Backoffice-Outsourcing & Projektunterstützung
Backoffice Support — Ihr Büro läuft, ohne dass Sie es führen müssen
Korrespondenz, Termine, Dokumente, CRM und Projektsteuerung: Wir übernehmen die administrativen Routineaufgaben Ihres Unternehmens — remote, DSGVO-konform und mit einem festen persönlichen Ansprechpartner.
Kurz erklärt
Was ist Backoffice-Outsourcing bei SBS-UG?
Backoffice-Outsourcing heißt: Ein externer Dienstleister übernimmt definierte Verwaltungsaufgaben — von der Korrespondenz über Terminkoordination bis zur Projektunterstützung. Bei SBS-UG erhalten Sie dafür einen festen Ansprechpartner, Abrechnung auf Stundenbasis oder als Monatspauschale und Datenverarbeitung ausschließlich auf deutschen Servern.
Kleine und mittlere Unternehmen brauchen dieselbe professionelle Verwaltung wie Großunternehmen — aber selten in Vollzeit. Eine eigene Stelle ist teuer und oft nicht ausgelastet; bleibt die Arbeit an der Geschäftsführung hängen, fehlt die Zeit fürs Kerngeschäft. Wir schließen diese Lücke mit genau dem Umfang, den Sie tatsächlich brauchen.
Leistungsumfang
Diese Aufgaben übernehmen wir
Termin- & Ressourcenplanung
Terminkoordination mit Kunden und Partnern, Fristenüberwachung und Reiseorganisation. Nichts fällt mehr durchs Raster.
OrganisationDigitale Dokumentenverwaltung
Aufbau und Pflege einer GoBD-konformen digitalen Ablage. Verträge, Belege und Projektdokumente sind in Sekunden auffindbar.
GoBD-konformCRM-Pflege & Datenverwaltung
Kundendaten aktuell halten, Leads erfassen, Datenqualität sichern — damit Vertrieb und Marketing mit verlässlichen Daten arbeiten.
DatenqualitätProjektmanagement
Planung, Koordination und Steuerung nach Scrum, Kanban oder klassisch: Meilenstein-Tracking, Budget-Controlling und Stakeholder-Kommunikation.
Scrum · KanbanKaufmännische Sonderaufgaben
Datenerfassung, Auswertungen, Compliance-Dokumentation und alles, was sonst liegen bleibt — nach Absprache auch kurzfristig.
FlexibelSie suchen Unterstützung speziell im Rechnungswesen? Dann ist unsere Seite Buchhaltung & Rechnungswesen der richtige Einstieg.
Backoffice auslagern
Welche Bereiche sich für Backoffice-Outsourcing eignen
Nicht jede Aufgabe gehört nach außen. Bewährt hat sich die Auslagerung dort, wo Arbeit regelmäßig anfällt, klar beschreibbar ist und keine Präsenz vor Ort braucht. Vier Bereiche, mit denen unsere Kunden typischerweise starten:
Auftrags- und Beschaffungs-Support
Angebote einholen und vergleichen, Bestellungen nach Ihrer Freigabe auslösen, Liefertermine verfolgen, Wareneingang und Rechnungen abgleichen, Lieferantendaten pflegen. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen, die Abwicklung und Dokumentation übernehmen wir.
Einkauf · AuftragsabwicklungKundenkorrespondenz & Posteingang
Zentrales Postfach sichten, Standardanfragen beantworten, Vorgänge an die richtigen Personen weiterleiten und Fristen im Blick behalten. Besonders wirksam bei Unternehmen mit hohem Schriftverkehr — etwa Handwerksbetrieben, Dienstleistern oder regionalen Versorgern.
KommunikationRechnungsstellung & offene Posten
Ausgangsrechnungen als E-Rechnung erstellen, Zahlungseingänge überwachen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden. Der häufigste Einstieg für Kleinunternehmen — Details auf der Seite Buchhaltung für KMU und im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2026/2027.
RechnungswesenDokumentation & Compliance-Nachweise
Verträge, Zertifikate, Wartungsnachweise und Richtlinien GoBD-konform ablegen und aktuell halten — als Grundlage für Audits, Cyber-Versicherung oder NIS2-Dokumentation.
GoBD · Audit-sicherBackoffice-Dienstleister vergleichen: worauf es ankommt
Wer Backoffice-Dienstleistungen einkauft, sollte auf vier Punkte achten: einen festen Ansprechpartner statt wechselnder Callcenter-Agenten, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Datenhaltung in Deutschland, transparente Abrechnung nach Stunden oder als Monatspauschale ohne Mindestlaufzeit und einen dokumentierten Übergabeprozess, damit Wissen nicht beim Dienstleister versandet. Alle vier Punkte sind bei SBS-UG Standard — bei Bedarf mit Vor-Ort-Terminen im Raum Erfurt, Nordhausen und Kyffhäuserkreis.
So starten wir
Ablauf der Zusammenarbeit
01
Erstgespräch
Wir klären, welche Aufgaben Zeit fressen, welche Systeme Sie nutzen und wo die Auslagerung den größten Effekt hat.
02
Aufgabenpaket & Angebot
Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit klar definiertem Leistungsumfang — Stundenhonorar oder Monatspauschale.
03
Onboarding
Zugänge, Vertraulichkeitsvereinbarung, Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO) und Übergabe der laufenden Vorgänge — strukturiert und dokumentiert.
04
Laufender Betrieb
Ihre Verwaltung läuft im vereinbarten Rhythmus. Umfang und Aufgaben passen wir flexibel an, wenn sich Ihr Bedarf ändert.
Häufige Fragen
FAQ: Backoffice Support
Für welche Unternehmen lohnt sich Backoffice-Outsourcing?
Typischerweise für KMU mit 5 bis 100 Mitarbeitenden, bei denen die Geschäftsführung oder Fachkräfte regelmäßig Zeit an Verwaltungsaufgaben verlieren — aber eine eigene Assistenz- oder Verwaltungsstelle nicht ausgelastet wäre. Auch Einzelunternehmer und Freiberufler lagern einzelne Aufgabenpakete an uns aus.
Welche Aufgaben können ausgelagert werden?
Korrespondenz, Terminkoordination, digitale Dokumentenverwaltung, CRM-Pflege, Datenerfassung, Angebots- und Auftragsabwicklung sowie Projektunterstützung nach Scrum, Kanban oder klassischen Methoden. Der Umfang wird individuell definiert und kann jederzeit angepasst werden.
Wie stellen Sie Vertraulichkeit und Datenschutz sicher?
Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet, die Zusammenarbeit erfolgt auf Basis einer Vertraulichkeitsvereinbarung und eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Zugänge werden nach dem Minimalprinzip vergeben.
Was kostet Backoffice-Support?
Für unregelmäßige Aufgaben rechnen wir auf Stundenbasis ab, für laufende Unterstützung vereinbaren wir eine Monatspauschale mit fest definiertem Umfang. Verglichen mit einer Teilzeitstelle entfallen Lohnnebenkosten, Urlaubsvertretung und Einarbeitung. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer; unser Angebot richtet sich an Unternehmen (B2B).
Übernehmen Sie auch Beschaffungs-Support und Bestellabwicklung?
Ja. Zum Beschaffungs-Support gehören Angebotseinholung und -vergleich, Bestellauslösung nach Ihrer Freigabe, Lieferterminverfolgung, Wareneingangs- und Rechnungsabgleich sowie die Pflege von Lieferantenstammdaten. Der Freigabeprozess bleibt bei Ihnen; wir übernehmen die operative Abwicklung und Dokumentation.
Für welche Branchen bieten Sie Backoffice-Dienste an?
Branchenunabhängig für kleine und mittlere Unternehmen: Handwerk und Fertigung, Dienstleister, IT- und Ingenieurbüros, Handel sowie regional versorgende Unternehmen wie Stadtwerke und Energieversorger, bei denen Kundenkorrespondenz, Auftragsabwicklung und Dokumentationspflichten viel Verwaltungszeit binden.
Wie schnell sind Sie erreichbar?
Werktags antworten wir innerhalb von 24 Stunden — in der Regel deutlich schneller. Sie erreichen mit Marc Seeber immer denselben Ansprechpartner: kein Callcenter, kein Ticketsystem.
Was macht ein Backoffice-Outsourcing-Dienstleister genau?
Ein Backoffice-Dienstleister übernimmt die administrativen Aufgaben, die im Hintergrund anfallen, aber nicht zum Kerngeschäft gehören: Korrespondenz und E-Mail-Bearbeitung, Terminkoordination, Angebots- und Auftragsabwicklung, Datenerfassung, CRM-Pflege, digitale Dokumentenverwaltung und vorbereitende kaufmännische Arbeiten. Der Unterschied zu einer eigenen Stelle: Sie zahlen nur den tatsächlichen Aufwand, ohne Lohnnebenkosten, Urlaubsvertretung und Einarbeitung.
Gibt es Backoffice-Service auch für Kleinunternehmen und Einzelunternehmer?
Ja. Gerade für Kleinunternehmen und Freiberufler ist das Modell attraktiv, weil sich eine eigene Assistenzstelle nicht rechnet, die Verwaltungsarbeit aber trotzdem anfällt. Wir starten hier üblicherweise mit einem klar abgegrenzten Aufgabenpaket auf Stundenbasis – etwa Rechnungsstellung und Nachverfolgung offener Posten – und erweitern erst, wenn es sich bewährt hat.
Arbeiten Sie deutschlandweit oder nur in Thüringen?
Deutschlandweit. Backoffice-Aufgaben erledigen wir remote über gesicherte Zugänge, Abstimmungen laufen per Telefon, Video oder E-Mail. Unser Sitz ist Westgreußen in Thüringen; für Kunden in der Region sind persönliche Termine problemlos möglich, notwendig sind sie aber nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Büroservice und Backoffice-Outsourcing?
Klassischer Büroservice meint meist punktuelle Dienstleistungen wie Telefonannahme, Postbearbeitung oder Schreibarbeiten. Backoffice-Outsourcing geht weiter und übernimmt zusammenhängende Prozesse mit fachlicher Verantwortung – zum Beispiel den vollständigen Ablauf von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung. In der Praxis geht beides ineinander über; entscheidend ist, welche Aufgaben Sie tatsächlich abgeben wollen.
Wie schnell kann die Zusammenarbeit starten?
Nach einem kurzen Erstgespräch klären wir Aufgabenumfang, benötigte Zugänge und die Datenschutzvereinbarung. In der Regel kann die operative Arbeit innerhalb von ein bis zwei Wochen beginnen. Der Umfang lässt sich jederzeit anpassen – nach oben wie nach unten.
Nächster Schritt
Unverbindlich anfragen
Schildern Sie uns kurz Ihre Situation — Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine konkrete Rückmeldung mit Vorschlag und Preisrahmen.