Ratgeber · Buchhaltung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können (§ 14 UStG). Für den Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen im B2B-Bereich noch Papier- und PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) gestellt werden, Unternehmen mit maximal 800.000 € Vorjahresumsatz haben bis Ende 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 ist die strukturierte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) im B2B-Geschäft für alle Pflicht.
Der Zeitplan im Überblick
| Stichtag | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Empfangspflicht: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen (EN 16931) annehmen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt formal — die Rechnung darf nicht abgelehnt werden. |
| bis 31.12.2026 | Übergangsfrist Versand: Papier ist noch erlaubt, sonstige Formate (z. B. reines PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| bis 31.12.2027 | Verlängerte Frist für Unternehmen mit ≤ 800.000 € Vorjahresumsatz; EDI-Verfahren sind bis dahin ebenfalls noch zulässig. |
| ab 1.1.2028 | Strukturierte E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für alle verpflichtend. |
Wichtig: Ein per E-Mail verschicktes PDF ist keine E-Rechnung. E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nur ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland praktisch XRechnung oder ZUGFeRD.
XRechnung oder ZUGFeRD — was passt zu wem?
| XRechnung | ZUGFeRD 2.x | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML — nur maschinenlesbar | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Menschlich lesbar | Nur mit Viewer-Software | Ja, das PDF ist sichtbarer Beleg |
| Pflicht bei | Öffentlichen Auftraggebern (B2G) | — |
| Typischer Einsatz | Behörden, große Konzerne, Peppol | B2B zwischen KMU — der pragmatische Standard |
| Rechtlich anerkannt | Ja (EN 16931) | Ja, ab Profil EN 16931/COMFORT |
Praxisempfehlung für KMU: ZUGFeRD für den B2B-Alltag, weil Kunden weiterhin ein lesbares PDF bekommen — und XRechnung, sobald öffentliche Auftraggeber im Spiel sind. Gute Software erzeugt beides aus demselben Datensatz.
GoBD: Archivierung nicht vergessen
Mit dem Empfang fängt die Pflicht erst an: E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher archiviert werden — acht Jahre lang (für ab 2025 empfangene Belege; zuvor galten zehn Jahre). Das XML einfach auszudrucken und abzuheften genügt nicht. Nötig ist eine GoBD-konforme elektronische Ablage mit Unveränderbarkeit, Protokollierung und Auffindbarkeit.
To-do-Liste: In fünf Schritten E-Rechnungs-fähig
- Empfang organisieren: zentrale Rechnungs-Mailadresse festlegen und sicherstellen, dass XML-Anhänge verarbeitet (nicht gefiltert) werden.
- Software prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung/ZUGFeRD erzeugen und lesen? Falls nein: Update oder Wechsel einplanen — vor Ablauf der Übergangsfrist.
- Archivierung regeln: GoBD-konforme Ablage für die Originalformate einrichten.
- Prozesse anpassen: Wer prüft, wer gibt frei, wie kommen die Daten zum Steuerberater? Medienbrüche jetzt beseitigen.
- Stammdaten pflegen: Leitweg-IDs (B2G), USt-IDs und Ansprechpartner der wichtigsten Geschäftspartner erfassen.
Fazit
Die E-Rechnung ist keine Zukunftsfrage mehr: Die Empfangspflicht gilt seit anderthalb Jahren, und die Versand-Übergangsfrist endet für die meisten Unternehmen bereits am 31. Dezember 2026 — also in wenigen Monaten. Wer jetzt Software, Archivierung und Prozesse umstellt, macht aus der Pflicht einen Effizienzgewinn: weniger manuelle Erfassung, schnellere Freigaben, sauberere Übergabe an die Kanzlei. Wir unterstützen KMU bei genau dieser Umstellung — von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb: Buchhaltung & Rechnungswesen bei SBS-UG.
Hinweis: Stand Juli 2026; ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind § 14 UStG und die BMF-Schreiben zur E-Rechnung.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss seitdem in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen im B2B-Verkehr entgegenzunehmen. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, die je nach Vorjahresumsatz Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 auslaufen. Wer heute noch PDF-Rechnungen versendet, sollte die Umstellung daher jetzt planen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung und der Standard im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei, in die dieselben strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Empfänger ohne passende Software sehen weiterhin eine lesbare Rechnung, Systeme lesen die Daten automatisiert aus. Beide Formate erfüllen die Anforderungen der Norm EN 16931.
Zählt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Nein. Eine klassische PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten gilt rechtlich als sonstige Rechnung, nicht als elektronische Rechnung im Sinne der Neuregelung. Erforderlich ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 – also XRechnung oder ein hybrides Format wie ZUGFeRD ab der entsprechenden Profilstufe.
Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Es gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Entscheidend ist zusätzlich die GoBD-konforme Archivierung: Die Rechnung muss im ursprünglichen strukturierten Format unveränderbar, vollständig, maschinell auswertbar und jederzeit lesbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Kopie genügt nicht.
Was muss ich meinem Steuerberater zu ZUGFeRD sagen?
Klären Sie drei Punkte: In welchem Format übergeben Sie Belege künftig, wie kommen die strukturierten Daten in die Buchhaltungssoftware (etwa DATEV) und wer verantwortet das revisionssichere Archiv. Sind diese drei Fragen beantwortet, ist die Umstellung meist unspektakulär.
Was muss ein kleines Unternehmen jetzt konkret tun?
Vier Schritte: erstens sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können; zweitens ein Versandformat festlegen (XRechnung oder ZUGFeRD); drittens die GoBD-konforme Archivierung klären; viertens die Stammdaten prüfen, denn strukturierte Formate verzeihen unvollständige Angaben nicht. Unser Rechnungscockpit GoFakt deckt diese Kette ab.
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Marc Seeber
Geschäftsführer und Gründer der Shared Business Service UG (Westgreußen, Thüringen). Führt Penetrationstests für KMU durch und unterstützt Unternehmen bei Buchhaltung, E-Rechnung und Backoffice-Prozessen. IHK-Mitglied Erfurt, HRB 524180 AG Jena. Kontakt: info@sbs-ug.de · 0171 4108980
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