Ratgeber · Buchhaltung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können (§ 14 UStG). Für den Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen im B2B-Bereich noch Papier- und PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) gestellt werden, Unternehmen mit maximal 800.000 € Vorjahresumsatz haben bis Ende 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 ist die strukturierte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) im B2B-Geschäft für alle Pflicht.
Der Zeitplan im Überblick
| Stichtag | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Empfangspflicht: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen (EN 16931) annehmen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt formal — die Rechnung darf nicht abgelehnt werden. |
| bis 31.12.2026 | Übergangsfrist Versand: Papier ist noch erlaubt, sonstige Formate (z. B. reines PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| bis 31.12.2027 | Verlängerte Frist für Unternehmen mit ≤ 800.000 € Vorjahresumsatz; EDI-Verfahren sind bis dahin ebenfalls noch zulässig. |
| ab 1.1.2028 | Strukturierte E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für alle verpflichtend. |
Wichtig: Ein per E-Mail verschicktes PDF ist keine E-Rechnung. E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nur ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland praktisch XRechnung oder ZUGFeRD.
XRechnung oder ZUGFeRD — was passt zu wem?
| XRechnung | ZUGFeRD 2.x | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML — nur maschinenlesbar | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Menschlich lesbar | Nur mit Viewer-Software | Ja, das PDF ist sichtbarer Beleg |
| Pflicht bei | Öffentlichen Auftraggebern (B2G) | — |
| Typischer Einsatz | Behörden, große Konzerne, Peppol | B2B zwischen KMU — der pragmatische Standard |
| Rechtlich anerkannt | Ja (EN 16931) | Ja, ab Profil EN 16931/COMFORT |
Praxisempfehlung für KMU: ZUGFeRD für den B2B-Alltag, weil Kunden weiterhin ein lesbares PDF bekommen — und XRechnung, sobald öffentliche Auftraggeber im Spiel sind. Gute Software erzeugt beides aus demselben Datensatz.
GoBD: Archivierung nicht vergessen
Mit dem Empfang fängt die Pflicht erst an: E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher archiviert werden — acht Jahre lang (für ab 2025 empfangene Belege; zuvor galten zehn Jahre). Das XML einfach auszudrucken und abzuheften genügt nicht. Nötig ist eine GoBD-konforme elektronische Ablage mit Unveränderbarkeit, Protokollierung und Auffindbarkeit.
To-do-Liste: In fünf Schritten E-Rechnungs-fähig
- Empfang organisieren: zentrale Rechnungs-Mailadresse festlegen und sicherstellen, dass XML-Anhänge verarbeitet (nicht gefiltert) werden.
- Software prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung/ZUGFeRD erzeugen und lesen? Falls nein: Update oder Wechsel einplanen — vor Ablauf der Übergangsfrist.
- Archivierung regeln: GoBD-konforme Ablage für die Originalformate einrichten.
- Prozesse anpassen: Wer prüft, wer gibt frei, wie kommen die Daten zum Steuerberater? Medienbrüche jetzt beseitigen.
- Stammdaten pflegen: Leitweg-IDs (B2G), USt-IDs und Ansprechpartner der wichtigsten Geschäftspartner erfassen.
Fazit
Die E-Rechnung ist keine Zukunftsfrage mehr: Die Empfangspflicht gilt seit anderthalb Jahren, und die Versand-Übergangsfrist endet für die meisten Unternehmen bereits am 31. Dezember 2026 — also in wenigen Monaten. Wer jetzt Software, Archivierung und Prozesse umstellt, macht aus der Pflicht einen Effizienzgewinn: weniger manuelle Erfassung, schnellere Freigaben, sauberere Übergabe an die Kanzlei. Wir unterstützen KMU bei genau dieser Umstellung — von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb: Buchhaltung & Rechnungswesen bei SBS-UG.
Hinweis: Stand Juli 2026; ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind § 14 UStG und die BMF-Schreiben zur E-Rechnung.
Marc Seeber
Geschäftsführer und Gründer der Shared Business Service UG (Westgreußen, Thüringen). Führt Penetrationstests für KMU durch und unterstützt Unternehmen bei Buchhaltung, E-Rechnung und Backoffice-Prozessen. IHK-Mitglied Erfurt, HRB 524180 AG Jena. Kontakt: info@sbs-ug.de · 0171 4108980
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